Business automation software for document management. CORP

BAS for document management. CORP.png

Business automation software for document management. CORP максимально автоматизує всі бізнес процеси, в яких бере участь документообіг на підприємстві. Це програмне забезпечення не має галузевої приналежності та може успішно використовуватися в комерційних організаціях будь-якої сфери, і на бюджетних підприємствах. При її допомозі автоматизація документообігу відбувається на законодавчому рівні, враховуючи всі постанови, які і регламентують даний процес в Україні. Великим плюсом Business automation software for document management. CORP є універсальність, програма може бути адаптована і налаштована нашими співробітниками під потреби саме вашої компанії.

Документообіг на підприємстві повинен проводитися відповідно до законодавства і відповідати всім нормативним вимогам. При великій кількості документів або на великому підприємстві досить складно грамотно організувати цей процес вручну. Він вимагає великих витрат у вигляді робочого часу співробітників, а також не виключає людський фактор і допущених помилок. Кожна з яких може варто для компанії великих штрафних санкцій.

Всі права на конфігурацію належать компанії "NetHelp" (Польща).

Найменування

Ціна, грн. без ПДВ

Business automation software for document management. CORP

62 700

З 19.08.2019 р. в продажі електронні поставки клієнтських і серверних ліцензій:

Найменування

Ціна, грн. без ПДВ

Business automation software for document management. Client License for 1 user CORP       5 500
Business automation software for document management. Client License for 5 user CORP     19 400
Business automation software for document management. Client License for 10 user CORP     37 000
Business automation software for document management. Client License for 20 user CORP     70 500
Business automation software for document management. Client License for 50 user CORP     167 000
Business automation software for document management. Client License for 100 user CORP     310 000
Business automation software for document management. Client License for 300 user CORP     910 000
Business automation software for document management. Client License for 500 user CORP    1 510 000
Business automation software for document management. Client License for 1000 user CORP     3 010 000
Business automation software. Server License 64 CORP
85 000

Детальніше:

Можливості

Відповідність українському законодавству

Робота з документами

Зберігання та права доступу

Реєстрація вхідних і вихідних документів

Облік звернень громадян

Облік договорів

Електронна пошта

Перегляд, редагування та контроль версій

Шаблони документів і файлів

Штрихкодування документів

Оновлення конфігурації при підписці на ІТС

Можливості

Інструменти системи “Business automation software for document management. CORP” дозволяють реалізувати технологію електронного документообігу в різних структурах. Впровадження бізнес-рішення дозволяє досягти наступного ефекту:

Для вищого керівництва:

  • автоматизація доручень;
  • контроль виконавчої дисципліни;
  • облік і контроль робочого часу співробітників;
  • складання звітності та швидкий пошук інформації.

Для юридичного відділу:

  • повномасштабний облік договірної документації;
  • робота з супровідними документами;
  • контроль повернення “другого примірника” документа;
  • єдине інформаційне середовище всіх документів.

Для фінансової служби:

  • графіки платежів за договорами;
  • інтеграція з фінансовими обліковими системами;
  • автоматичне перенесення в облікову систему тільки узгоджених документів;
  • контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.

Для служби управління персоналом:

  • база зберігання регламентованої документації: посадові інструкції, накази, розпорядження, трудові договори;
  • контроль термінів трудових договорів та їх продовження;
  • зберігання історії спілкування з рядовими співробітниками (анкетування, інтерв’ювання, тощо).

Для ІТ служби:

  • гнучкі налаштування параметрів системи;
  • зручний і зрозумілий інтерфейс;
  • протоколювання роботи користувачів;
  • простота адміністрування баз;
  • розмежування прав доступу.

Для служби діловодства:

  • облік всієї кореспонденції на підприємстві;
  • контроль за виконанням документів;
  • автоматична розсилка повідомлень про терміни;
  • широкий вибір готових звітних форм;
  • повнотекстовий пошук документів;
  • автоматичне оформлення друкованих форм;
  • контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів.

Для всіх співробітників:

  • зручність роботи з єдиною базою документів;
  • можливість групової роботи над одним і тим же файлом;
  • версійність об’єктів;
  • самоконтроль виконання внутрішніх документів

“Документообіг 8 КОРП для України” в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет. “Business automation software for document management. CORP” відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами. Прикладне рішення і документація доступні українською і російською мовою.

Відповідність українському законодавству

“Business automation software for document management. CORP” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

  • Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
  • Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
  • Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
  • Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
  • Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.

У Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України зареєстровано експертний висновок про відповідність комплексу засобів захисту ПП 1С:Підприємство вимогам нормативних документів відповідно до функціональним профілем КА-2, КО-1, ЦА-1, ЦО-1, ДВ-1, НР-2, НИ-2, НК-1, НО-1, НК-1, НО-1, НЦ-1, НТ-2 із рівнем гарантій Г2. В якості об’єкта експертизи використовувався комплект поставки, що містив прикладне рішення “Business automation software for document management. CORP”.

Робота з документами

“Business automation software for document management. CORP” дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанові КМУ “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”. Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об’єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.

Зберігання та права доступу

У конфігурації програми “Business automation software for document management. CORP” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Додатково до цього всі дані конфігурації “Business automation software for document management. CORP” обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності.

Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу

Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.

Сканування

В “Business automation software for document management. CORP” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.

Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.

Реєстрація вхідних і вихідних документів

Рішення дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.

Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

  • запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
  • оповіщення виконавців;
  • підтримка регламентованих термінів виконання документів;
  • формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
  • подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам.

Облік звернень громадян

У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393 / 96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.

Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.

Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить усі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти:

  • “Виконання звернень громадян”,
  • “Структура звернень за період”,
  • “Динаміка кількості звернень”,
  • “Список звернень громадян”.

Облік договорів

В “Business automation software for document management. CORP” автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:

  • підготовка проекту договору;
  • узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
  • облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
  • облік і контроль термінів дії договорів;
  • автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
  • багатовалютний облік сум договорів;
  • робота з багатосторонніми договорами;
  • облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
  • контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
  • контроль повернення переданих примірників документів за договором;
  • розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як

  • “Список укладених договорів”,
  • “Договори з закінченням терміну дії”,
  • “Супровідні документи за договором”,
  • “Динаміка кількості укладених договорів”,
  • “Динаміка сум укладених договорів”,
  • “Розірвати договір”.

    Електронна пошта

Вбудована в “Business automation software for document management. CORP” внутрішня пошта дозволяє:

  • Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
  • Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти.
  • При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
  • Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів.

Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа.

Виконання завдань по пошті

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду і редагування документів “Business automation software for document management. CORP” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить перелік редагованих документів і перелік невиконаних завдань, передбачена налаштування “Робочого столу” з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.

Програма забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В “Business automation software for document management. CORP” користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрихкодування документів

В “Business automation software for document management. CORP” всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:

  • роздрукувати на окремому аркуші;
  • роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
  • роздрукувати на наклейці;
  • вставити в електронний документ як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Оновлення конфігурації при підписці на ІТС

ІТС – це пакет послуг, який ви можете придбати в рамках підтримки та обслуговування програми Business automation software for document management. CORP. 

Детальніше ознайомитись з вартістю послуг та тарифними пакетами Ви можете у розділі ІТС продуктів Business automation software.