BAS for document management. CORP

Business automation software for document management. CORP

Business automation software for document management. CORP максимально автоматизує всі бізнес процеси, в яких бере участь документообіг на підприємстві. Це програмне забезпечення не має галузевої приналежності та може успішно використовуватися в комерційних організаціях будь-якої сфери, і на бюджетних підприємствах. При її допомозі автоматизація документообігу відбувається на законодавчому рівні, враховуючи всі постанови, які і регламентують даний процес в Україні. Великим плюсом Business automation software for document management. CORP є універсальність, програма може бути адаптована і налаштована нашими співробітниками під потреби саме вашої компанії.

Документообіг на підприємстві повинен проводитися відповідно до законодавства і відповідати всім нормативним вимогам. При великій кількості документів або на великому підприємстві досить складно грамотно організувати цей процес вручну. Він вимагає великих витрат у вигляді робочого часу співробітників, а також не виключає людський фактор і допущених помилок. Кожна з яких може варто для компанії великих штрафних санкцій.

Всі права на конфігурацію належать компанії “NetHelp” (Польща).

Найменування

Ціна, грн.

Business automation software for document management. CORP

75600,00

Детальніше:

Можливості

Інструменти системи “Business automation software for document management. CORP” дозволяють реалізувати технологію електронного документообігу в різних структурах. Впровадження бізнес-рішення дозволяє досягти наступного ефекту:

Для вищого керівництва:

  • автоматизація доручень;
  • контроль виконавчої дисципліни;
  • облік і контроль робочого часу співробітників;
  • складання звітності та швидкий пошук інформації.

Для юридичного відділу:

  • повномасштабний облік договірної документації;
  • робота з супровідними документами;
  • контроль повернення “другого примірника” документа;
  • єдине інформаційне середовище всіх документів.

Для фінансової служби:

  • графіки платежів за договорами;
  • інтеграція з фінансовими обліковими системами;
  • автоматичне перенесення в облікову систему тільки узгоджених документів;
  • контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.

Для служби управління персоналом:

  • база зберігання регламентованої документації: посадові інструкції, накази, розпорядження, трудові договори;
  • контроль термінів трудових договорів та їх продовження;
  • зберігання історії спілкування з рядовими співробітниками (анкетування, інтерв’ювання, тощо).

Для ІТ служби:

  • гнучкі налаштування параметрів системи;
  • зручний і зрозумілий інтерфейс;
  • протоколювання роботи користувачів;
  • простота адміністрування баз;
  • розмежування прав доступу.

Для служби діловодства:

  • облік всієї кореспонденції на підприємстві;
  • контроль за виконанням документів;
  • автоматична розсилка повідомлень про терміни;
  • широкий вибір готових звітних форм;
  • повнотекстовий пошук документів;
  • автоматичне оформлення друкованих форм;
  • контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів.

Для всіх співробітників:

  • зручність роботи з єдиною базою документів;
  • можливість групової роботи над одним і тим же файлом;
  • версійність об’єктів;
  • самоконтроль виконання внутрішніх документів

“Документообіг 8 КОРП для України” в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет. “Business automation software for document management. CORP” відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами. Прикладне рішення і документація доступні українською і російською мовою.

Відповідність українському законодавству

“Business automation software for document management. CORP” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

  • Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
  • Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
  • Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
  • Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
  • Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.

У Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України зареєстровано експертний висновок про відповідність комплексу засобів захисту ПП 1С:Підприємство вимогам нормативних документів відповідно до функціональним профілем КА-2, КО-1, ЦА-1, ЦО-1, ДВ-1, НР-2, НИ-2, НК-1, НО-1, НК-1, НО-1, НЦ-1, НТ-2 із рівнем гарантій Г2. В якості об’єкта експертизи використовувався комплект поставки, що містив прикладне рішення “Business automation software for document management. CORP”.

Робота з документами

“Business automation software for document management. CORP” дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанові КМУ “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”. Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об’єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.

Зберігання та права доступу

У конфігурації програми “Business automation software for document management. CORP” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Додатково до цього всі дані конфігурації “Business automation software for document management. CORP” обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності.

Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу

Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.

Сканування

В “Business automation software for document management. CORP” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.

Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.

Реєстрація вхідних і вихідних документів

Рішення дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.

Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

  • запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
  • оповіщення виконавців;
  • підтримка регламентованих термінів виконання документів;
  • формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
  • подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам.

Облік звернень громадян

У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393 / 96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.

Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.

Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить усі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти:

  • “Виконання звернень громадян”,
  • “Структура звернень за період”,
  • “Динаміка кількості звернень”,
  • “Список звернень громадян”.

Облік договорів

В “Business automation software for document management. CORP” автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:

  • підготовка проекту договору;
  • узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
  • облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
  • облік і контроль термінів дії договорів;
  • автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
  • багатовалютний облік сум договорів;
  • робота з багатосторонніми договорами;
  • облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
  • контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
  • контроль повернення переданих примірників документів за договором;
  • розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як

  • “Список укладених договорів”,
  • “Договори з закінченням терміну дії”,
  • “Супровідні документи за договором”,
  • “Динаміка кількості укладених договорів”,
  • “Динаміка сум укладених договорів”,
  • “Розірвати договір”.

Електронна пошта

Вбудована в “Business automation software for document management. CORP” внутрішня пошта дозволяє:

  • Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
  • Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти.
  • При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
  • Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів.

Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа.

Виконання завдань по пошті

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду і редагування документів “Business automation software for document management. CORP” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить перелік редагованих документів і перелік невиконаних завдань, передбачена налаштування “Робочого столу” з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.

Програма забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В “Business automation software for document management. CORP” користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрихкодування документів

В “Business automation software for document management. CORP” всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:

  • роздрукувати на окремому аркуші;
  • роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
  • роздрукувати на наклейці;
  • вставити в електронний документ як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Оновлення конфігурації при підписці на ІТС

ІТС – це пакет послуг, який ви можете придбати в рамках підтримки та обслуговування програми Business automation software for document management. CORP.

Детальніше ознайомитись з вартістю послуг та тарифними пакетами Ви можете у розділі ІТС продуктів Business automation software.

Scroll to Top