Business automation software for document management. CORP максимально автоматизує всі бізнес процеси, в яких бере участь документообіг на підприємстві. Це програмне забезпечення не має галузевої приналежності та може успішно використовуватися в комерційних організаціях будь-якої сфери, і на бюджетних підприємствах. При її допомозі автоматизація документообігу відбувається на законодавчому рівні, враховуючи всі постанови, які і регламентують даний процес в Україні. Великим плюсом Business automation software for document management. CORP є універсальність, програма може бути адаптована і налаштована нашими співробітниками під потреби саме вашої компанії.
Документообіг на підприємстві повинен проводитися відповідно до законодавства і відповідати всім нормативним вимогам. При великій кількості документів або на великому підприємстві досить складно грамотно організувати цей процес вручну. Він вимагає великих витрат у вигляді робочого часу співробітників, а також не виключає людський фактор і допущених помилок. Кожна з яких може варто для компанії великих штрафних санкцій.
Всі права на конфігурацію належать компанії “NetHelp” (Польща).
Найменування | Ціна, грн. |
Business automation software for document management. CORP | 105 000,00 |
Детальніше:
- Можливості
- Відповідність українському законодавству
- Робота з документами
- Зберігання та права доступу
- Реєстрація вхідних і вихідних документів
- Облік звернень громадян
- Облік договорів
- Електронна пошта
- Перегляд, редагування та контроль версій
- Шаблони документів і файлів
- Штрихкодування документів
- Оновлення конфігурації при підписці на ІТС
Можливості
Інструменти системи “Business automation software for document management. CORP” дозволяють реалізувати технологію електронного документообігу в різних структурах. Впровадження бізнес-рішення дозволяє досягти наступного ефекту:
Для вищого керівництва:
- автоматизація доручень;
- контроль виконавчої дисципліни;
- облік і контроль робочого часу співробітників;
- складання звітності та швидкий пошук інформації.
Для юридичного відділу:
- повномасштабний облік договірної документації;
- робота з супровідними документами;
- контроль повернення “другого примірника” документа;
- єдине інформаційне середовище всіх документів.
Для фінансової служби:
- графіки платежів за договорами;
- інтеграція з фінансовими обліковими системами;
- автоматичне перенесення в облікову систему тільки узгоджених документів;
- контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.
Для служби управління персоналом:
- база зберігання регламентованої документації: посадові інструкції, накази, розпорядження, трудові договори;
- контроль термінів трудових договорів та їх продовження;
- зберігання історії спілкування з рядовими співробітниками (анкетування, інтерв’ювання, тощо).
Для ІТ служби:
- гнучкі налаштування параметрів системи;
- зручний і зрозумілий інтерфейс;
- протоколювання роботи користувачів;
- простота адміністрування баз;
- розмежування прав доступу.
Для служби діловодства:
- облік всієї кореспонденції на підприємстві;
- контроль за виконанням документів;
- автоматична розсилка повідомлень про терміни;
- широкий вибір готових звітних форм;
- повнотекстовий пошук документів;
- автоматичне оформлення друкованих форм;
- контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів.
Для всіх співробітників:
- зручність роботи з єдиною базою документів;
- можливість групової роботи над одним і тим же файлом;
- версійність об’єктів;
- самоконтроль виконання внутрішніх документів
“Документообіг 8 КОРП для України” в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет. “Business automation software for document management. CORP” відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами. Прикладне рішення і документація доступні українською і російською мовою.
Відповідність українському законодавству
“Business automation software for document management. CORP” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:
- Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
- Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
- Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
- Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
- Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.
У Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України зареєстровано експертний висновок про відповідність комплексу засобів захисту ПП 1С:Підприємство вимогам нормативних документів відповідно до функціональним профілем КА-2, КО-1, ЦА-1, ЦО-1, ДВ-1, НР-2, НИ-2, НК-1, НО-1, НК-1, НО-1, НЦ-1, НТ-2 із рівнем гарантій Г2. В якості об’єкта експертизи використовувався комплект поставки, що містив прикладне рішення “Business automation software for document management. CORP”.
Робота з документами
“Business automation software for document management. CORP” дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанові КМУ “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”. Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об’єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.
Зберігання та права доступу
У конфігурації програми “Business automation software for document management. CORP” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Додатково до цього всі дані конфігурації “Business automation software for document management. CORP” обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності.
Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.
Автоматичне завантаження файлів з каталогу
Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.
Сканування
В “Business automation software for document management. CORP” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.
Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.
Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
Рішення дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
- запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
- оповіщення виконавців;
- підтримка регламентованих термінів виконання документів;
- формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
- подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам.
Облік звернень громадян
У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393 / 96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.
Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить усі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти:
- “Виконання звернень громадян”,
- “Структура звернень за період”,
- “Динаміка кількості звернень”,
- “Список звернень громадян”.
Облік договорів
В “Business automation software for document management. CORP” автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:
- підготовка проекту договору;
- узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
- облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
- облік і контроль термінів дії договорів;
- автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
- багатовалютний облік сум договорів;
- робота з багатосторонніми договорами;
- облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
- контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
- контроль повернення переданих примірників документів за договором;
- розірвання договору.
Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як
- “Список укладених договорів”,
- “Договори з закінченням терміну дії”,
- “Супровідні документи за договором”,
- “Динаміка кількості укладених договорів”,
- “Динаміка сум укладених договорів”,
- “Розірвати договір”.
Електронна пошта
Вбудована в “Business automation software for document management. CORP” внутрішня пошта дозволяє:
- Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
- Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти.
- При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
- Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів.
Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа.
Виконання завдань по пошті
Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.
Перегляд, редагування та контроль версій
Для перегляду і редагування документів “Business automation software for document management. CORP” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить перелік редагованих документів і перелік невиконаних завдань, передбачена налаштування “Робочого столу” з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.
Програма забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
Шаблони документів і файлів
В “Business automation software for document management. CORP” користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.
При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.
Штрихкодування документів
В “Business automation software for document management. CORP” всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:
- роздрукувати на окремому аркуші;
- роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
- роздрукувати на наклейці;
- вставити в електронний документ як зображення.
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.
Оновлення конфігурації при підписці на ІТС
ІТС – це пакет послуг, який ви можете придбати в рамках підтримки та обслуговування програми Business automation software for document management. CORP.
Детальніше ознайомитись з вартістю послуг та тарифними пакетами Ви можете у розділі ІТС продуктів Business automation software.